今のやり方
日本の会社に入って最初の月。部長に会議のリスケをメールで伝えなければならない。敬語にいくつかの段階があることは知っています。尊敬語、謙譲語、丁寧語。理屈としてはわかる。でも実際に書き始めると、30分間画面を見たまま動けない。書き出しを四回書き直し、いただく・くださる・頂戴する、どれが自然なのか結局わからない。
部長への文面が軽すぎても、誰も面と向かっては指摘しないかもしれません。ただ、違和感は残ります。難しいのは用件ではなく、関係性に合う文体です。
どう動くか
伝えたいことを、くだけた日本語か英語でそのまま打ちます。「木曜の会議、金曜15時に変えられますか？急ですみません」。宛先を「部長」に設定し、フォーマル度を1〜5で合わせると、AIがメール全体を適切な敬語に書き換えます。部長宛、レベル3ならこんな仕上がりです。
お忙しいところ恐れ入ります。誠に勝手ながら、木曜日の会議を金曜日 15 時に変更させていただくことは可能でございますでしょうか。直前のご連絡となり、深くお詫び申し上げます。
レベルを5まで上げると、より深い謙譲語表現が加わります。1まで下げれば、同期に送るくらいの文面になります。
はっきりする瞬間
外国人インターンが送ったメールが、その会社の文脈で自然に読める。部長からは10分以内に温かい返信。送信する前に、いただくと頂戴するの違いを完璧に覚える必要はありません。